广东省磁性元器件行业协会团体标准化技术委员会文件管理制度

2026/01/04 14:20:55 58次浏览

第一章 总则

第一条 为规范广东省磁性元器件行业协会团体标准化技术委员会（以下简称“标委会”）的文件管理工作，确保文件处理有序、保存完整、查阅便捷，保障团体标准制定过程的规范性、透明性和可追溯性，依据《中华人民共和国标准化法》《广东省磁性元器件行业协会团体标准化技术委员会管理办法》等管理规定，制定本制度。

第二条 本制度适用于标委会产生的所有制度文件、团体标准制定、修订、实施及日常管理过程中产生的各类文件的管理活动。

第三条 文件管理应遵循“统一编号、分类归档、安全保密、便于利用”的基本原则。

第二章 文件管理范围

第四条 纳入本制度管理的文件主要包括以下类型：

（一）制度文件：主要包括章程、组织机构与运行管理文件、团体标准制定工作程序、标准编写规则、知识产权（含专利）管理政策、版权政策等规范性文件。

（二）团体标准化文件及草案

1、正式发布的团体标准文本及其他标准化文件（如技术报告、指南等）；

2、团体标准制定过程中的各阶段性草案文件，包括但不限于：标准建议稿、工作组讨论稿、征求意见稿、送审稿、报批稿等。

（三）工作文件：指在团体标准立项、起草、征求意见、审查、批准发布、复审等各阶段形成的，除团体标准化文件及草案之外的过程性文件，主要包括：

1、标准项目提案及相关论证材料；

2、标准编制说明；

3、征求意见材料及反馈意见；

4、意见汇总处理表；

5、会议纪要、审议结论、表决结果；

6、与其他机构往来的重要函件；

7、其他反映标准制定过程的关键记录和文件。

第三章 文件编号规则

第五条 标委会秘书处负责对各类文件进行统一编号，确保文件标识的唯一性和系统性。

（一）制度文件编号规则：采用“T/GMCA-GL-序列号-发布年份”的形式。

T/GMCA：代表本团体标准代号。

GL：代表管理类文件。

序列号：两位数字，从01开始顺序编号。

发布年份：四位公元年份。

示例：T/GMCA-GL-01-2025（代表本标委会2025年发布的第1号管理制度）。

（二）团体标准编号规则：遵循国家关于团体标准编号的有关规定，采用“T/团体代号-标准顺序号-发布年份”的形式。本协会团体标准的编号由团体标准代号（T）、团体代号（GMCA）、标准顺序号及年代号组成，其编号规则如下：

（三）团体标准草案编号规则：在对应正式标准编号后增加阶段标识及草案版本号。

阶段标识：P（提案）、WD（工作组讨论稿）、CD（送审稿）

示例：T/GMCA-0001-2025 WD0.1（2025年0001号标准的第0.1版工作组讨论稿）、T/GMCA-0001-2025 CD（2025年0001号标准的送审稿）。

（四）工作文件编号规则：采用“T/GMCA-标准顺序号-发布年份-GZ-文件类型代码-序列号”的形式。

标准顺序号：关联对应的团体标准项目。

GZ：代表工作文件。

文件类型代码：如XM（项目提案）、SM（编制说明）、YJ（意见汇总）、HY（会议纪要）等。

序列号：对应文件类型的顺序号。

示例：T/GMCA-0001-2025-GZ-YJ-01（代表2025年0001号标准的第01份意见汇总处理表）。

第四章 文件的归档与保存

第六条 标委会秘书处是文件归档管理的责任部门，负责文件的接收、整理、编号、归档、保管和提供利用。

第七条 文件归档要求

（一）完整性：应归档的文件材料必须齐全、完整，能系统反映团体标准项目及委员会工作的全过程。

（二）准确性：归档文件应为最终生效版本或具有过程代表性的版本，内容真实、准确。

（三）格式要求：归档文件应尽量采用电子格式，如PDF、DOC/DOCX等通用格式。纸质文件应同时扫描生成电子副本。电子文件应确保内容清晰、不可篡改。

（四）整理要求：归档文件应按项目、阶段、文件类型等进行系统分类、组卷（或建立电子文件夹），并编制详细的归档文件清单和目录。

第八条 文件归档时限

各类文件应在处理完毕或阶段性工作完成后15个工作日内，由文件负责人整理后提交至标委会秘书处完成归档。秘书处应在收到文件后10个工作日内完成编号、分类与入库工作。

第九条 存档时限要求

（一）制度文件、正式发布的团体标准化文件：永久保存。

（二）团体标准草案：自对应正式标准发布之日起，至少保存10年。

（三）工作文件：

1、标准项目提案、编制说明、意见汇总处理表、会议纪要、审查结论等关键过程文件：自对应正式标准发布之日起，至少保存10年。

2、其他一般性过程文件：自文件形成之日起，至少保存3年。

（四）涉及重大争议、专利或具有重要历史价值的文件，可适当延长保存期限或永久保存。

第五章 文件查阅与借阅管理

第十条 标委会成员因工作需要查阅文件，应向秘书处提出申请，经批准后按规定查阅。

第十一条 外部单位或个人申请查阅文件，需提交书面申请，说明事由和查阅范围，经标委会秘书长审批后方可查阅。涉及保密、专利或未公开内容的文件，按相关规定执行。

第十二条 文件查阅应在指定场所进行，未经许可，不得复制、摘录、外传或用于申请目的之外的用途。对复制件应进行登记管理。

第十三条 正式发布的团体标准文本的公开与传播，按本团体版权政策及相关管理规定执行。

第六章 保密与安全要求

第十四条 保密义务

接触涉密文件的人员须签署保密协议。所有人员均应通过加密渠道传输未公开文件，禁止使用非加密方式。 

第十五条 安全措施

电子档案库应设置权限分级管理系统；纸质档案室应配备监控设备及门禁系统；并每年至少开展一次文件安全管理检查。

第七章 监督与责任

第十六条 监督机制

秘书处应每季度核查文件归档情况，（协会）审计部门应每年对文件管理进行合规性审查。

第十七条 违规处理

（一）对于未按时归档或编号错误等行为，秘书处应责令相关责任人限期整改。

（二）对于泄露涉密文件等违规行为，将依据协会章程及相关管理规定追究责任，视情节轻重可采取警告、通报批评直至取消委员资格等处理措施。

第八章 附则

第十八条本制度由广东省磁性元器件行业协会负责解释。

第十九条本制度自发布之日起施行。